שמות שחוסכים לי זמן ומייעלים את השימוש באקסל

הקשר בין שימוש באקסל לשמות

איזה חשוב זה שמות אה?

עכשיו ברצינות, מה היינו עושים בלי שמות? כמה זמן היינו משקיעים בלתאר אנשים אם לא היו שמות?

מ"רועי" – הייתי "ההוא שגר במושב, שיש לו תינוקת, נו ההוא שעובד באקסל…"

בקיצור, התעייפתי רק מהמחשבה על מציאות ללא שמות.

אז אם שמות חוסכים לנו כל כך הרבה אנרגיה וזמן בלי שאנחנו אפילו שמים לב, למה שלא נעשה בהם שימוש באקסל?

כולם משתמשים באקסל, חלק יותר וחלק פחות, חלק ברמה היומיומית וחלק אחת ל… הרבה אוהבים, לא מעט
גם סובלים לעיתים, אבל כולם משתמשים.

לפעמים, מרגיש שהאקסל קם על צד שמאל ובוחר לא  לשתף איתנו פעולה.

אנחנו מנסים לייצר נוסחה מסוימת, לעשות פעולה כזאת או אחרת והאקסל איך נאמר? מתבגר קלאסי, פשוט לא איתנו.

או שלפעמים יש נוסחה שמשמשת אותנו במספר מקומות והקשרים שונים בקובץ ואנחנו, אנחנו מעתיקים ומדביקים אותה פעם אחר פעם, כותבים את אותה הגברת בשינוי אדרת שוב ושוב, קצת מתיש הסיפור הזה.

במקרה אחר, אולי ניתקל בעמודה מסוימת או במספר עמודות עליהן נרצה לבצע מגוון פעולות, ולכן, אותו מקטע בגיליון, יהיה בשימוש תדיר ונצרך לסמן אותו לעיתים תכופות, בכל פעם שנרצה להשתמש בחישובים על הנתונים הקיימים בו.

עמודה ושמה "ברוריה"

נחזור רגע לחצי הדקה הפילוסופית שלנו לגבי הכוח העצום של מתן שמות בעולם.

תארו לעצמכם שאותה עמודה הייתה מקבלת שם, לצורך העניין נקרא לה "ברוריה". במקום לסמן את העמודה כל פעם מחדש, להתחיל לחשב את צעדנו ולגלול מטה מטה עד לתחתית הטבלה, רק תתארו לעצמכם שהיינו יכולים לקרוא לה "ברוריה!" והיא הייתה מופיעה.

עד כמה היינו מקצרים את התקשורת שלנו עם אותה עמודה? היינו משקיעים הרבה פחות משאבים בשליפה של טווח התאים מהזיכרון או בסימון התאים באופן ידני בקובץ, חוסכים זמן רב ומייעלים את העבודה.

אז למה שלא נעשה את זה? הרי כשהאקסל מבין אותנו מהיר יותר ובבהירות גדולה יותר, הכל נהיה פשוט יותר. 

דוגמה לשימוש באקסל בשילוב טכניקת השמות שעושה לנו חיים קלים

יש לי נתונים של שמות של אנשים ומספרי תעודות הזהות שלהם. תוכלו לראות מטה בתמונה שמדובר בטבלה פשוטה עם שתי עמודות. אני מעוניין להריץ נוסחאות שונות על הטבלה, ובכל פעם שאני רוצה להזין נוסחה בעמודות אלו, אני צריך לסמן את כל העמודה בכל פעם מחדש.

שלב 1

בתמונה, אני סופר את כמות השמות שיש לי ברשימה ובנוסף, אני בוחר מתוך רשימה נפתחת שם מתוך הרשימה ומקבל את מספר ת.ז המתאים. בכל הנוסחאות האלו הייתי צריך לסמן את העמודות כל פעם מחדש. אם הייתי יכול לתת לעמודות האלו שם ופשוט לכתוב את השם הזה בכל פעם שאני צריך במקום לסמן את כל העמודה זה היה יכול להיות ממש נחמד נכון? אז בואו נהפוך את האקסל לנחמד יותר!

ניתן שם לעמודות האלו על ידי כניסה ל'מנהל השמות' תחת הלשונית 'נוסחאות': (או שנלחץ על ctrl+F3)

ייפתח לנו חלון שנוכל ללחוץ על 'חדש' בפינה למעלה:

שלב 2

ייפתח לי החלון בו אוכל לתת שם לטווח הרצוי. את השם הרצוי נכתוב בשורה הראשונה, ניתן להשתמש בכל כינוי אך אין להוסיף רווחים ותווים מסוימים, אחרת נקבל הודעת שגיאה.

בנוסף, אני ממליץ בחום להשתמש באנגלית ולא בעברית, האקסל יעריך את זה מאוד ולא תתקלו בבעיות.

בחלונית בחירה מתחת אני אבחר איפה השם הזה יעבוד. האם בכל הקובץ או רק לגיליון מסוים? אני ממליץ לאפשר לו לפעול תמיד בכל הקובץ.

מתחת, ניתן לכתוב הערות – הסיבות העיקריות לרישום הערה הן שימוש של מספר אנשים בקובץ אחד, שמות מסובכים או דמיון לשמות אחרים שנתתם, מעבר לכך אין צורך במילוי השדה.

לבסוף למטה, צריך לכתוב את הנוסחה שתתאים לשם שייצרנו.

זכרו שתוכלו לתת שמות לכל אובייקט בקובץ, החל מתא יחיד, דרך טווח של תאים, נוסחה מסוימת ועד קבצים שלמים.

בדוגמה שלנו, זאת התוצאה הסופית:

הערה קטנה: השתמשתי בנוסחת OFFSET כי אני יודע שרשימת השמות שלי תגדל בעתיד.

עכשיו מנהל השמות שלי נראה כך (את אותה פעולה עשיתי גם עבור רשימת מספרי תעודות הזהות):

שלב 3

נחזור לנוסחאות
הראשוניות שהשתמשתי בהן – עכשיו, אני יכול להכניס את השמות למקומות המתאימים
בנוסחה. אין ספק ששימוש בשמות מחמיא לנראות של הנוסחאות, זו הדרך שלנו לפשט אותן. כך אנו מקבלים דרך נוחה יותר להבין מה המשמעות של כל נוסחה ואת התוצאה שלה.

שמות באקסל זהים לשמות בעולם, זוהי דרך נוחה לקבל ולתת אינפורמציה באופן יעיל ובמינימום מאמץ.

ללא שמות, השיחות שלנו היו הרבה יותר ארוכות ממה שהן היו צריכות להיות. הכל היה הופך להיות מתיש ומייגע. על מנת שהאקסל לא יהיה מתיש ומייגע (ואנחנו יודעים שהוא יכול להיות) בואו נשתמש בשמות. ככה גם אנחנו נהנה מסדר והבנה מהירה.

תנו שמות אני אומר.

למי? למי ולמה שתרצו.