איך לבחור מערכת CRM לעסק? אם תעשו חיפוש קצר בגוגל תמצאו עשרות אם לא מאות מערכות לניהול לקוחות שיעידו על עצמן שהן הפתרון המושלם לעסק שלכם. אם זאת הייתה הסיטואציה, סביר להניח שלא היו קמים כל כך הרבה שחקנים בשוק הזה. במרבית המקרים, בעלי עסקים שמבקשים לעשות קפיצת מדרגה ולהתחיל לנהל את הלקוחות שלהם בפלטפורמה מסודרת, מגלים די מהר שהפתרון שחשבו שיסגור להם את הפינה, הופך לקן של בעיות חדשות – פתאום השדות לא מתאימים ואין איך לשנות אותם, חוויית המשתמש מסורבלת להם מדי ופונקציות שהיו כל כך הכרחיות בכלל לא מתאפשרות במערכת הCRM שהם רכשו והטמיעו.
אני האדם הראשון שיגיד לכם שפתרונות טכנולוגיים שנכנסים לעסק זה נכס אדיר שיכול לחסוך זמן, כסף ולייעל תהליכים בצורה שלא חשבתם עליה. העניין הוא, שכדי להגיע לשם, חייבים לעשות אפיון צרכים מסודר ולשאול את כל השאלות שיבטיחו לכם שבחרתם באפשרות הטובה ביותר עבורכם.
הכנתי לכם מדריך שיכניס אתכם לתוך עולם הCRM ויעשה לכם קצת סדר. התוכן כאן נכתב בעיקר עבור בעלי עסקים שמחפשים פתרון לניהול לקוחות לעסק והלכו לאיבוד בין כל האפשרויות. יחד עם זאת, התוכן שכתוב כאן יכול לסייע לכם מאוד גם אם כבר יש לכם מערכת CRM אבל היא לא עונה על הצרכים שלכם.
ושנייה לפני שנצלול פנימה, אני רוצה לשתף אתכם בגישה שמנחה אותי ואת הלקוחות שלי במציאת הפתרון האופטימלי. אנחנו תמיד נבחן את יחסי הכוחות הבאים:
- יעילות – כמה המערכת יכולה לייעל את התהליכים הקיימים בעסק שלי?
- זמן – כמה זמן נדרש על מנת לפתח את המערכת ולהטמיע אותה בעסק שלי?
- עלויות – מה העלות של הפרויקט ומה העלות בתמיכה ובתחזוקה השוטפת? האם יש עלויות נוספות שצריך להתחשב בהן?
- נוחות – מערכת לא נוחה היא הדבר הנורא ביותר שתוכלו לעשות לעצמכם. וודאו שהממשק נוח ונעים לכם לעבודה.
- תמיכה ואחריות – האותיות הקטנות שעושות את ההבדל. בחרתם מערכת? בחרתם גם לפתוח מערכת יחסים חדשה עם החברה שמאחוריה, שימו לב שאתם מקבלים את המעטפת הדרושה לכם.
ועכשיו למדריך המקיף שיעשה לכם סדר במערכות CRM, מתחילים 🙂
מה זה CRM בכלל?
מערכת CRM היא כלי טכנולוגי שמרכז את כל המידע על הלקוחות שלכם במקום אחד.
היא שומרת פרטים כמו פרטי קשר, היסטוריית רכישות ואינטראקציות קודמות, ועוזרת לכם לנהל את הקשר עם הלקוחות בצורה יעילה יותר.
מערכת CRM יכולה להציע לעסק שלכם המון יתרונות:
- ניהול לקוחות טוב יותר
- עלייה במכירות והכנסות
- שיפור שירות הלקוחות
- ניתוח נתונים ואופטימיזציה
- עבודה טובה יותר בצוות
מתי צריך מערכת CRM?
אתם צריכים להתחיל לחשוב על עבודה עם מערכת CRN כשמספר הלקוחות מתחיל לגדול והניהול והעדכון הידני של המידע כבר לא מספיק.
אם אתם מרגישים שאתם מאבדים שליטה על המידע, מתקשים לעקוב אחרי אינטראקציות עם לקוחות או שמפספסים הזדמנויות מכירה, כנראה שהגיע הזמן לשקול מערכת CRM.
מערכת CRM תעזור לכם לארגן את המידע בצורה מסודרת, לייעל את התהליכים ולשפר את הקשר עם הלקוחות. בנוסף, היא מאפשרת לצוותים שונים בעסק לשתף פעולה בצורה טובה יותר, כך שכל חבר צוות יכול לגשת למידע עדכני על הלקוחות ולשפר את עבודתו.
איך לבחור את מערכת הCRM המושלמת לעסק שלכם
אז איך בוחרים את מערכת ה-CRM המושלמת? הנה כמה טיפים חשובים:
1. תבינו מה העסק שלכם באמת צריך
- מה המטרה שלכם? לפני שמתחילים לחפש מערכת CRM, חשוב להבין למה אתם צריכים אותה. האם אתם רוצים לשפר את ניהול הלקוחות? להגדיל את המכירות? לשפר את השירות? כשיש לכם מטרות ברורות, יהיה לכם קל יותר למצוא את המערכת שמתאימה לכם.
- מי ישתמש במערכת? תחשבו על המשתמשים העיקריים במערכת. האם הם אנשי מכירות, שירות לקוחות או הנהלה? תבחרו מערכת שתתאים לצרכים שלהם ולרמת הידע שלהם. גם חשוב לוודא שהמערכת תומכת בשיתוף פעולה בין חברי הצוות, כך שכולם יכולים לעבוד ביחד בצורה יעילה.
2. בדקו את התכונות והפונקציות
- ניהול לקוחות ואינטראקציות: מערכת CRM צריכה לאפשר לכם לרכז את כל המידע על הלקוחות במקום אחד. היא צריכה לשמור פרטי קשר, היסטוריית רכישות, תכתובות אימייל ועוד. חשוב שהמערכת תאפשר גישה לכל המידע הזה לכל חברי הצוות, כך שכולם יוכלו לעבוד יחד בצורה חלקה.
- ניהול מכירות: יכולת לעקוב אחרי תהליכי מכירה ולנהל לידים היא תכונה חשובה במערכת CRM. המערכת צריכה לעזור לכם לעקוב אחרי כל שלב בתהליך המכירה, מליד ועד לסגירת העסקה. היא צריכה לאפשר לאנשי המכירות לשתף מידע ולעבוד ביחד על סגירת עסקאות.
- ניהול שירות לקוחות: מערכת CRM יכולה לשפר את שירות הלקוחות שלכם על ידי מעקב אחרי פניות הלקוחות, ניהול פניות שירות ומדידת שביעות הרצון של הלקוחות. היא גם מאפשרת לצוותי השירות לעבוד יחד ולשתף מידע בצורה יעילה.
- ניתוח נתונים ודוחות: יכולת לנתח נתונים וליצור דוחות היא חיונית להבנת ביצועי העסק ולשיפורם. מערכת CRM טובה צריכה לספק כלים לניתוח מגמות, ביצועים ומדדים חשובים אחרים, ולשתף את המידע הזה עם הצוותים השונים בעסק.
3. בדקו את ההתאמה והאינטגרציות
- התאמה למערכות קיימות: וודאו שמערכת ה-CRM שאתם בוחרים תואמת למערכות האחרות שבהן אתם משתמשים בעסק, כמו מערכת הנהלת חשבונות, מערכות ניהול מלאי וכלים שיווקיים. המערכת צריכה לאפשר אינטגרציה חלקה עם כל המערכות הקיימות, כך שכל חברי הצוות יכולים לעבוד עם הכלים המוכרים להם.
- אינטגרציות: חפשו מערכת CRM שמציעה אינטגרציות עם כלים אחרים שאתם משתמשים בהם, כמו מערכות דואר אלקטרוני, מדיה חברתית וכלי שיווק אוטומטי. אינטגרציה חלקה יכולה לשפר את יעילות העבודה ולהפחית טעויות, ולאפשר לכל הצוותים לעבוד יחד בצורה יעילה.
4. קלות שימוש וחוויית משתמש
- ממשק משתמש ידידותי: תבחרו מערכת עם ממשק משתמש פשוט וידידותי. מערכת מסובכת עלולה לגרום לתסכול ולהפחית את השימוש בה. חשוב שכל חברי הצוות יוכלו ללמוד להשתמש בה בקלות, גם הפחות "טכנולוגיים" שבהם.
- תמיכה והדרכה: וודאו שהספק מציע תמיכה טכנית טובה והדרכה למשתמשים. מערכת עם תמיכה טובה תקל עליכם ועל הצוות שלכם להתחיל להשתמש בה במהירות וביעילות. הדרכות טובות יכולות לשפר את השימוש במערכת ולוודא שכולם יודעים איך לנצל את כל התכונות שלה. ייתרון משמעותי הוא עובד שתפקידו להיות אחראי על המערכת, הקשר עם הספק ובקשות משתמשים.
5. עלויות ותקציב
- עלות רכישה והטמעה: בדקו את עלויות הרכישה וההטמעה של המערכת. יש מערכות CRM שמציעות מודלים שונים של תמחור, כמו תשלום חודשי או שנתי. בחנו את האפשרויות ובחרו את זו שמתאימה לתקציב שלכם. עלות ההטמעה הינה שיקול כיוון שהיא הוצאה יחסית גבוהה וחד פעמית. חשוב לזכור שהטמעה טובה ואיכותית הינה חשובה ושווה הרבה בהמשך הדרך.
- עלויות תפעול שוטפות: אל תשכחו לקחת בחשבון את העלויות השוטפות של תחזוקת המערכת, כולל עדכונים, שדרוגים ותמיכה טכנית. חשוב גם לחשוב על עלויות נוספות כמו הדרכות ושדרוגים עתידיים, ולהתחשב בזה בתכנון התקציב שלכם.
6. אבטחת מידע ועמידה בתקנות
- אבטחת מידע: וודאו שמערכת ה-CRM שאתם בוחרים מציעה רמת אבטחת מידע גבוהה. המערכת צריכה לכלול אמצעים להגנה על המידע הרגיש של הלקוחות, כמו הצפנת מידע וגיבויים. חשוב לוודא שכל המידע הרגיש מוגן ושיש גישה אליו רק למי שצריך.
- עמידה בתקנות: בדקו שהמערכת עומדת בתקנות והחוקים הרלוונטיים בתחום הפרטיות ואבטחת המידע, כמו תקנות GDPR באירופה, ISO בישראל או תקנות אחרות המוחלות במדינות שבהן אתם פועלים. חשוב שהמערכת תעמוד בכל התקנות והחוקים כדי להגן על העסק שלכם.
7. המלצות וחוות דעת
- חוות דעת משתמשים: קראו חוות דעת של משתמשים אחרים על המערכת שאתם שוקלים. חוות דעת חיוביות ושליליות יכולות לתת לכם תמונה ברורה יותר על היתרונות והחסרונות של המערכת.
- המלצות ממומחים: בדקו אם יש המלצות ממומחים בתחום. מומחים יכולים לספק תובנות מקצועיות ועמוקות על המערכות השונות בשוק.
- חוות דעת בווידאו: תמיד טוב לגשת לYoutube ולראות חוות דעת של אנשים. שם תוכלו גם לראות את המערכת בפעולה וגם וקבל חוות דעת של איש מקצוע. אם אתם ממש נועזים, אפשר לגשת לתגובות של הסרטונים האלו ולראות עוד חוות דעת של משתמשים.
בחירת מערכת CRM היא תהליך חשוב שיכול להשפיע על כל היבטי העסק שלכם.
מערכת CRM טובה המותאמת לעסק שלכם באופן מושלם, תוכל להגביר את הייעילות של העסק ושל העובדים שלכם. לשפר מכירות, סגירת עסקאות וקבלת מידע באופן רציף ואיכותי.
השקעה נכונה במערכת CRM תסייע לעסק שלכם לצמוח ולהתפתח בצורה יעילה ומקצועית. אל תהססו להשקיע זמן ומאמץ בבחירת המערכת המתאימה לכם, כי זה ישתלם בטווח הארוך.
תוכלו לראות פה מאמרים נוספים הסוקרים את מערכות הCRM המובילות היום בשוק ויוכלו לעזור לכם לקבל החלטה.
אם הגעתם עד לפה ועדיין לא יודעים איך להתחיל, מוזמנים ליצור איתי קשר ולקבוע שיחת ייעוץ בחינם כדי שתוכלו להתחיל לעבוד עם מערכת שמתאימה לכם ולעסק שלכם.
