ניהול תהליכים באקסל

הרבה פעמים קורה שאני מוצא את עצמי עוקב אחרי תהליכים שונים.
לפעמים אלו הזמנות, לפעמים אלו פרויקטים.
כמעט כל אחד מאיתנו צריך לעבוד בתוך תהליך שמתחיל ונגמר וחוזר על עצמו.
אולי כמה תהליכים במקביל אפילו. אני למדתי שכל תהליך צריך סטטוס.

אולי אתם אומרים לעצמכם – "מה הוא רוצה? יש לי סטטוס לתהליך שלי"
אז אני אומר שאולי הסטטוס שלכם לא נכון. או אולי לא משקף את המצב העכשווי.
הרבה פעמים אנחנו מזינים סטטוס באופן ידני, באופן שהוא שחור ולבן: "פעיל/לא פעיל", "הוזן/לא הוזן", "תקין/שגוי" וכו.
אבל העולם שלנו הוא לא שחור ולבן, הרי יש עוד הרבה צבעים תחת הקשת.
למה לא לשקף את העולם המורכב שלנו גם בסטטוסים.

סטטוס נכון וחלוקה לשלבים

לפעמים תהליך לא רק "בתהליך" ו "סגור", לפעמים הוא "מחכה לאישור של X" או "בקליטה"
לפעמים תהליך רק רוצה "מחכה לתשובה".
אז נכון, תהליך הוא לא בן אדם ואין קשת אינסופית של אפשרויות. צריך ורצוי להגביל את האופציות בשביל שסטטוס יהיה באמת יעיל וטוב.
אני ממליץ על לא יותר מ-6. למה 6?

כי עם הניסיון הבנתי שזה המספר הנכון. הוא גדול מספיק כדי שיהיה אפשר לחלק את התהליך למספיק חלקים והוא קטן מספיק כדי שלא נלך לאיבוד מרוב סטטוסים.

ואולי הדבר הכי חשוב הוא – סטטוס צריך להיות תחת נוסחה ויחושב לבד. לא אנחנו ניתן את הסטטוס אלא המצב הקיים ייתן את הסטטוס.
אם הזנתי בתהליך שלי "תאריך הגעת סחורה" אז הסטטוס ישתנה מ- "סחורה בדרך" ל- "סחורה בקליטה".

זה חשוב משתי סיבות:
     1. כך לא צריך להתעסק עם שינוי הסטטוס כל פעם שמבצעים פעולה.
    2. הפעולות שלנו נובעות ונעשות על גבי תהליך שאנחנו קבענו מראש שהוא טוב ונכון. אי אפשר לזוז מהדרך הנכונה.
    3. באותו הרגע שאנחנו ממש רוצים לעקוף את המערכת ולהמשיך לשלב הבא אנחנו לא יכולים, וזה עוזר לנו להישאר בסדר הנכון של התהליך ללא עיגולי פינות

השיעור שלמדתי על סטטוסים

היה לנו צורך בניהול בקשות להצעות מחיר ממגוון ספקים.
בהתחלה, פתחנו קובץ אקסל חדש, רשמנו את כל הפרטים של הבקשה, ואת פרטי התשובה של הספק.
בהתחלה זה הספיק. לאחר כמה זמן, הגיע המנהל הגדול ושאל אותנו איפה עומדות הבקשות הפתוחות.
היה עובד אחד שידע בעל פה אז הוא נתן את התשובה אבל הבנו שצריך לשנות משהו.

הוספנו סטטוסים. ליתר דיוק, הוספנו את הסטטוסים הבאים: "בהכנה", "בקשה נשלחה", "בקשה סגורה".
עכשיו ידענו להגיד כמה בקשות לא נשלחו עדיין, כמה נשלחו וכמה סגורות.
לאחר זמן, נשאלנו שוב ע"י המנהל הגדול עבור אילו בקשות עשינו הזמנה. זו שאלה נהדרת. שאין לנו תשובה עליה.

הוספנו סטטוסים נוספים: "ספק סירב לבקשה", "ספק סיפק הצעה", "יצאה הזמנה לספק".
עכשיו התהליך הוא כזה:
פתחנו בקשה חדשה ← הסטטוס הראשוני הוא "בהכנה".
רשמנו תאריך של שליחת הבקשה ← "בקשה נשלחה"
רשמנו תאריך תשובה של הספק.
   1. אם יש פרטים של התשובה ← "ספק סיפק הצעה"
  2. אם אין פרטים של התשובה ← "ספק סירב להצעה"
רשמנו תאריך יציאת הזמנה ← "יצאה הזמנה לספק"
רשמנו תאריך סגירת בקשה ← "בקשה סגורה"

ערך מוסף וראיה כללית של תהליך מורכב

אחרי שעבדנו ולמדנו את התהליך שלנו, חילקנו אותו לסטטוסים ובנינו תשתיות נכונות וטובות, לא רק שאנחנו יכולים להגיד מה הסטטוס עבור כל בקשה, אנחנו גם יודעים מתי קרה כל דבר ללא צורך לשנות ידנית את הסטטוס.

זה כלי חזק שניתן לקבל ממנו תובנות שמסתכלים ברמת המאקרו.

» באיזה חודש יצאו יותר הזמנות?
» כמה זמן לקח לספק להגיב לבקשה?
» איזה ספקים מספקים יותר הצעות?
ועוד ועוד ועוד.

הסטטוסים יעצבו את התהליך לדבר ברור יותר, פשוט יותר להבנה והכי חשוב, יעיל. ניתן יהיה לתת תשובות טובות יותר למנהלים ולהכשיר עובדים חדשים לתהליך בצורה טובה וברורה.

אז חשבו טוב על התהליך שלכם. אולי הוא צריך כמה סטטוסים כדי לבטא את עצמו טוב יותר.