AirTable היא מערכת לניהול נתונים שמשלבת את הפשטות של גיליונות אלקטרוניים עם העוצמה של בסיסי נתונים. במאמר זה נחקור את השימושים העיקריים של המערכת, נבדוק במה היא טובה יותר ופחות לעומת מערכות אחרות, נדון בטעויות נפוצות של משתמשים, ונלמד איך ניתן להפיק את המרב מהשימוש בה בעסק שלך.

שימושים עיקריים של AirTable

ניהול פרויקטים

AirTable מאפשרת לך לעקוב אחרי כל היבט של פרויקט בצורה ויזואלית וברורה. ניתן ליצור לוחות זמנים, להקצות משימות לצוותים שונים ולעקוב אחרי התקדמות בזמן אמת. כל זה נעשה בממשק גרפי ידידותי שמקל על הניהול והמעקב. האפשרויות של התצוגה מוגבלות בAirTable כיוון שממקודת בצורה הטבלאית שבסיס נתונים נותן.

מעקב אחרי לקוחות

במערכת AirTable ניתן לבנות בסיס נתונים של לקוחות, לשמור את כל המידע הרלוונטי במקום אחד ולנהל את התקשורת מולם בצורה מסודרת ויעילה. המערכת מאפשרת לך לעקוב אחרי פגישות, הערות חשובות, שליחת מיילים וכל מה שקשור לניהול הלקוח.

AirTable זה מקור טוב לבסיס נתונים עבור מעקב אחרי לקוחות אך פחות לניהול השותף. חיבור למערכת אחרת כבסיס נתונים בלבד יכול להיות שימושי בהרבה כיוון שניתן יהיה לבצע פעולות נוספות כגון שליחת מיילים, הוספת הערות, הצעות מחיר וכו'.

ניהול מלאי

אחת התכונות החזקות של AirTable היא היכולת לנהל מלאי מוצרים בצורה פשוטה וברורה. ניתן לעקוב אחרי כמות המוצרים במלאי, מיקום, ספקים, ואפילו להוסיף תמונות ומסמכים לכל פריט. הכלים המובנים של המערכת מאפשרים לך לנהל את המלאי בצורה יעילה ולמנוע טעויות.

החוזק של AirTable בניהול מלאי הוא היותה בסיס נתונים טוב. ניהול מלאי מבוסס על ניהול בסיסי נתונים אינטגרלים מורכבים יחסית וAirTable מאפשרת ליצור מערכות של בסיסי נתונים שתתן את המסגרת של ניהול הנתונים של המלאי עבור העסק שלך. את העבודה השוטפת מומלץ לבצע במערכת אחרת המשתמשת בAirTable כבסיס נתונים.

תכנון וניהול תוכן

עבור מנהלי תוכן, AirTable מציעה כלי מצוין לתכנון, מעקב ופרסום תכנים. ניתן לבנות לוח תוכן, להגדיר תאריכי פרסום, להקצות משימות ולשמור את כל המידע במקום אחד. המערכת מאפשרת לך לנהל את התוכן בצורה מסודרת ומאורגנת. אינטגרציות לרשתות תוכן שונות ניתן לבצע ישירות מAirTable או ע"י שימוש במערכות אוטומציה אחרות. כמובן שניתן לעבוד עם מערכות לניהול תוכן אחרות שיכולות להשתמש בAirTable כבסיס נתונים.

 

יתרונות של AirTable

• ממשק משתמש אינטואיטיבי: הממשק של AirTable הוא פשוט וקל ללמידה. גם משתמשים שאין להם רקע טכני יכולים להתחיל להשתמש במערכת בצורה מהירה ויעילה.
• גמישות והתאמה אישית: AirTable מאפשרת לך ליצור מבנים מותאמים אישית בהתאם לצרכים שלך. ניתן להוסיף שדות מותאמים אישית, לסדר את המידע בצורה שנוחה לך ולהתאים את המערכת לכל סוג של פעילות.
• שיתוף פעולה: אחת התכונות החזקות של AirTable היא היכולת לשתף פעולה עם צוותים שונים בזמן אמת. ניתן להגדיר הרשאות לכל משתמש, לעבוד יחד על בסיסי נתונים ולשתף מידע בצורה קלה ונוחה.
• אינטגרציות: AirTable תומכת באינטגרציות עם כלים רבים כמו Slack, Google Calendar, Zapier ועוד. האינטגרציות מאפשרות לך לשלב את המערכת עם כלים אחרים שבהם אתה משתמש ולייעל את העבודה.

חסרונות של AirTable

• מורכבות מתקדמת: עבור משתמשים מתקדמים, ייתכן שחסרות תכונות מסוימות שקיימות במערכות מתקדמות יותר לניהול נתונים. למרות שהמערכת גמישה, היא לא תמיד תתאים לצרכים מורכבים מאוד.
• תמחור: התוכניות בתשלום של AirTable יכולות להיות יקרות יחסית למשתמשים בודדים או לעסקים קטנים. חשוב לבדוק את העלויות ולוודא שהן מתאימות לתקציב שלך.
• מגבלות קיבולת נתונים: קיימות מגבלות על כמות הנתונים שניתן לאחסן בשולחן עבודה בודד. עבור עסקים עם כמות גדולה של נתונים, ייתכן שזו תהיה מגבלה שצריך לקחת בחשבון. ניתן להגדיל את כמות הנתונים שניתן לנהל בAirTable אך זה גורר תשלום נוסף.

טעויות עיקריות של משתמשים בAirTable

• שימוש לא נכון במבנים: אחד האתגרים הגדולים בשימוש ב-AirTable הוא בניית מבנים נכונים של טבלאות ושדות. משתמשים לפעמים יוצרים טבלאות מורכבות מדי או לא מאורגנות, מה שיכול להקשות על השימוש במערכת.
  איך להימנע: התחילו עם מבנה פשוט וברור, והוסיפו פרטים ככל שתלמדו את הצרכים שלכם. התייעצו עם מומחה בניהול נתונים או השתמשו בתבניות קיימות כדי לבנות מבנים הגיוניים ונכונים.
• חוסר שימוש בשדות מותאמים אישית: לעיתים משתמשים לא מנצלים את האפשרות ליצור שדות מותאמים אישית, מה שיכול להגביל את השימוש במערכת ולהקשות על מציאת מידע.
  איך להימנע: השקיעו זמן בהבנת ואיפיון הצרכים שלכם וצרו שדות מותאמים אישית שיתאימו להם. נסו לחשוב על איזה מידע אתם צריכים לעקוב ואיך הכי נוח לכם לשמור אותו.
• שיתוף מוגזם: שיתוף של יותר מדי נתונים עם יותר מדי אנשים עלול ליצור עומס ואי סדר. כשמשתפים מידע עם כל הצוות, יכול להיות קשה לעקוב אחרי השינויים ולהבין מי עשה מה.
  איך להימנע: הקצו הרשאות בצורה מדויקת והתאימו את הגישה לכל משתמש בהתאם לצרכים שלו. השתמשו בכלי הבקרה המובנים של AirTable כדי לוודא שכל אחד רואה רק את המידע שהוא צריך לראות.

איך לשלב את AirTable בעסק שלך בצורה הטובה ביותר

• הגדרת מטרות ברורה: הגדירו מראש מה אתם רוצים להשיג עם AirTable ואיך היא יכולה לעזור לכם. קבעו מטרות ברורות והגדירו את השימושים העיקריים של המערכת בעסק שלכם. סרטטו דיאגרמה של הנתונים שאתם רוצים לנהל בעזרת AirTable ותראו שכל הנתונים מיוצגים ע"י טבלאות שונות. ודאו שהחיבורים של הטבלאות מצויינים בדיאגרמה.
• הדרכת עובדים: השקיעו בהדרכת העובדים על מנת להבטיח שימוש נכון ואפקטיבי במערכת. קיימו סדנאות והדרכות, והסבירו לעובדים איך להשתמש בכלי בצורה הטובה ביותר ומה כל משתמש יכול או לא יכול לבצע במערכת על מנת למנוע בלבול ותסכול של העובדים.
• ניטור ובקרה: בצעו מעקב תקופתי על השימוש במערכת והכינו דוחות לשיפור תהליכים. ניתוח הנתונים והשימוש במערכת יעזרו לכם להבין איפה אפשר לשפר ואיך להפיק את המרב מהשימוש בה.

AirTable היא כלי עוצמתי וגמיש שיכול לעזור לעסק שלך להיות מסודר ויעיל יותר. חשוב להשתמש במערכת בצורה נכונה כבסיס נתונים משוכלל ובאופן מושכל על מנת להפיק את המרב ממנה. התחילו בבניית מבנה פשוט וברור וודאו כי ישנו מומחה שעוזר לכם לבנות את בסיסי הנתונים שעליו העסק שלך מתבסס.

 

מוזמנים לקרוא את המאמר "איך לבחור מערכת CRM לעסק שלך" שייתן לכם את הכלים וההדרכה איך לבחור את מערכת ה CRM עבור העסק שלכם.

ישנן עוד מערכות שסיקרנו כאן. מוזמנים לקרוא גם עליהן.

אם הגעתם עד לכאן ועדיין לא קיבלתם החלטה לגבי מערכת הCRM המושלמת בשביל העסק שלכם, מוזמנים ליצור איתי קשר לשיחת ייעוץ חינם עוד היום.